برنامه ريزي استراتژيك : رويكردي براي مديريت وب سايت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني

ليلا دهقاني

دانشجوي كارشناسي ارشد علوم كتابداري و اطلاع رساني دانشگاه شيراز

مقدمه

در جهان امروز و در عصر تكنولوژي اطلاعات و ارتباطات ، بايد بپذيريم كه هر سازمان و مؤسسه اي نياز به وب سايت[1] دارد . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني نيز از اين قاعده مستثني نيستند . اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني از اواسط دهه 90 به ايجاد وب سايت و ارائه خدمات از اين طريق پرداخته اند ( ريان ،2003 ،207 ) . وب سايت هر كتابخانه از يك سو پنجره اي به آن كتابخانه و از سوي ديگر ، راهنماي كاربران در اينترنت مي باشد . در واقع كتابخانه ها علاوه بر ارتباط و بهره گيري از امكانات اينترنت ، مي توانند از اين طريق به معرفي خود و ارائه خدمات بپردازند . 
   اما ايجاد وب سايت براي كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني ، نياز به سرمايه گذاري گسترده در بودجه ، زمان و بخصوص در بخش نيروي انساني دارد  . كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني چالش هاي ايجاد و مديريت وب سايت را پذيرفته اند و از برنامه ريزي استراتژيك به عنوان ابزاري سودمند براي مديريت وب سايت كتابخانه ها بهره مي برند .
فرآيند برنامه ريزي استراتژيك 
طبق نظر پيتر دروكر‌ “ برنامه ريزي استراتژيك ، فرآيند پيوسته اي از تصميمات سيستماتيك و ريسك پذير و با حداكثر دانش و آگاهي از نتايج آينده است كه به طور سيستماتيك تلاشها و كوشش هايي را كه براي انجام اين تصميم ها مورد نياز است را سازماندهي مي كند و نتايج اين تصميم گيري ها را در مقابل انتظارات ، از طريق بازخورد سيستماتيك و سازمان دهي شده اندازه گيري مي كند . ” ( استوارت ،1998، 41) برنامه ريزي استراتژيك ، فرآيندي است كه در آن مقاصد ، اهداف و برنامه ها تنظيم و اجرا مي شوند . البته فرآيندهاي تنظيم و اجرا هر دو تدريجي و پيوسته اند  . مقياس زماني براي برنامه هاي استراتژيك حدود سه سال است و بيشتر از پنج سال نخواهد بود ، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح كلي تري در نظر گرفته مي شود  اما بايد به اندازه كافي انعطاف پذير باشد تا بتواند به تغييرات پاسخ دهد ( كورال ،1380،6-7) . همچنين برنامه ريزي استراتژيك  به عنوان يك اقدام مديريتي براي تعيين محيط وب سايت كتابخانه و سمت و سوي آن و پاسخ به چالشهاي سازماني ، تعريف مي شود . برنامه ريزي استراتژيك يك ساختار مفيد براي ايجاد وب سايت و توسعه آن در آينده و نيز مكانيزمي براي نگهداري و روز آمدي وب سايت به وجود مي آورد . فرآيند برنامه ريزي كه به طور يقين در همه بخشهاي كتابخانه در جريان است ،  قابل انتقال به وب سايت كتابخانه  نيز مي باشد ( ريان ،2003 ،209)  .
گام نخست در انجام بر نامه ريزي استراتژيك ، تعريف و ايجاد كميته يا تيم برنامه ريزي است كه مسؤوليت برنامه ريزي را عهده دار خواهد بود و با ديگر گروه هاي كاري در زمان مناسب در فرآيند برنامه ريزي تعامل خواهد داشت . با توجه به اينكه فرآيند برنامه ريزي استراتژيك در تعامل با محيط داخلي و خارجي كتابخانه است ، شناخت محيط ، جنبه اساسي فرآيند برنامه ريزي است (استوارت ،1998 ،47) . محيط خارجي ، همه شرايط و عواملي را كه بر گزينه هاي استراتژيك اثر دارند را شامل مي شود . چارچوب مفيد براي تحليل محيط خارجي اين است كه موضوعات و تأثيرات در قالب عناوين سياسي ، اقتصادي ، جامعه شناختي و فناوري در نظر گرفته شود . اين عمل به تحليل پستPEST [2] مشهور است . براي تحليل محيط داخلي ، شرايط كتابخانه و سازمان مادر و نقاط قوت و ضعف و فرصتها و تهديدها ( SWOT )[3] بايد مورد ارزيابي قرار گيرد . بيشتر اين اطلاعات از طريق مستندات برنامه ريزي ها و گزارشات قابل دستيابي است ( كورال ،1380 ،201-203 ) . تصوير محيط خارجي و محيط خودتحليل داخلي در كنار هم به صورت يك فرآيندجمع مي شوند تا استراتژي ها را تو سعه دهند و آنها رابه برنامه ها ، خط مشي ها و روشها تبديل كنند و به تمركز برنامه ريزي بر اساس رسالت سازمان كمك كنند ( استوارت  ،1998، 50) .
مدير سايت كتابخانه بايد ابتدا به بررسي سؤالات برنامه ريزي استراتژيك بپردازد :
-    رسالت[4] سايت چيست ؟
-    مقصود[5] سايت چيست ؟
-    اهداف [6] سايت چيست ؟
پاسخ به اين سؤوالات ، به شناسايي كاربران بالقوه و نيازهاي اطلاعاتي آنها مي انجامد و اين شناخت از ضروريات و مقدمات اساسي قبل از هر تصميم گيري است . در مرحله بعد ، مدير سايت بايد بيانيه رسالت را كه يك بيانيه عمومي و پايه اي براي گسترش اهداف سايت است ، را تنظيم نمايد و همواره به رسالت كتابخانه ، كه سازماندهي ، دسترس پذيري و اشاعه اطلاعات مورد نياز كاربران است ، توجه داشته باشد ؛ زيرا رسالت سايت بايد مطابق با رسالت كلي كتابخانه باشد . بيانيه رسالت بايد به قدر كافي كلي ، مشخص ، عملي و انعطاف پذير باشد ( كورال ،1380 ، 40) .  به طور مشخص بيانيه رسالت ، بيانيه اي از نگرش ، چشم انداز و جهت گيري سازمان است نه مقصد هاي تفضيلي و قابل اندازه گيري . در واقع ارزش اصلي بيانيه رسالت ، مشخص كردن مقاصد نهايي است . ( پيرس و رابينسون ،1377 ،70 و 100) . اگر بيانيه رسالت به درستي تدوين شود ، مبنايي براي برنامه ريزي پايدار خواهد بود . بعد از آنكه كه رسالت سايت معين و تدوين شد ؛ بايد مقصود سايت به طور واضح مشخص شود . در مرحله بعد ، اهداف سايت بايد به طور خاص تر و مطابق با رسالت و مقصود سايت تعيين شود و هر يك از اهداف با مراحل كاري كه آن را پشتيباني مي كند ، بيان شود . بعد از آنكه مراحل كاري هر يك از اهداف مشخص شد ، بايستي كه مسؤوليت ها ، بودجه ، زمان بندي ، معيارهاي ازريابي هر يك نيز مشخص شود . در واقع اگر فرآيند برنامه ريزي استراتژيك از ابتدا تا انتها دنبال شود ، مديران اين فرصت را به دست مي آورند كه مهارتهاي لازم ، نيروي انساني ، منابع مالي ، زمان ، وسايل و تجهيزات نرم افزاري و سخت افزاري را كه در هر مرحله از فرآيند برنامه ريزي براي ايجاد و مديريت وب سايت نياز است را به طور كامل شناسايي كنند . برنامه ريزي گام به گام سبب مي شود كه اهداف سايت تضمين و اجرا شود ( ريان 2003 ، 209) . در مرحله بعد بايد به توسعه استراتژي ها و برنامه هاي عملي پرداخت كه اين امر خود مستلزم تعريف وتعيين منابع مالي و توسعه خط مشي ها و راه وروش ها در راستاي اهداف سايت است . در واقع استراتژي ها به عنوان اقدامات اصلي يا الگوهاي اقدامات براي تحقق اهداف و مقاصد و انجام رسالت  تعريف مي شوند و قدم هاي عملي تحقق رسالت سايت رامشخص مي كنند و بايد برنامه زماني ، مسؤوليت ها و شاخص هاي عملكرد را در بر داشته باشند . در مرحله بعد ، استراتژي هاي انتخاب شده به برنامه هاي عملياتي مشخص تر تبديل مي شوند  . به منظور ارزيابي عملكرد مربوط به هدف ها و بازبيني و اصلاح برنامه ها ، با توجه به نتايج و شرايط متغير ، ضروري است كه پيشرفت كار به صورت منظم مورد نظارت قرار گيرد . فرآيند نظارت در تمام سطوح مهم است و بايد روشهاي كنترل و نظارت نيز مشخص شود . خود برنامه ريزي استراتژيك نيز نياز به بازبيني دارد ( كورال ، 1380 ، 57و59و68و74) .
در ادامه به بررسي خط مشي وب سايت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني مي پردازيم :
خط مشي وب سايت
طي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك ،  خط مشي وب سايت مشخص مي شود . در واقع هدف اصلي از تهيه و اجراي فرآيند  برنامه ريزي  استراتژيك نيز همين است  كه بتوان يك خط مشي جامع ، كارا و مؤثر به وجود آورد ( ريان ، 2003 ، 210) . خط مشي ها ، رهنمودهايي هستند كه براي راهنمايي ، تفكر ، تصميم و اقدامات مديران و فرودستان آنها در اجراي استراتژي سازمان تدوين مي شوند . خط مشي ها غالباً به عنوان “ دستورالعمل هاي استاندارد عملياتي ” و ابزاري مؤثر براي انتقال تصميمات به سطوح پايين تر در سازمان هستند ( پيرس و رابينسون ، 1377 ، 52) . يك تعريف خوب براي خط مشي مي توانند به اين شرح باشد : يك راهنماي شفاهي ، مكتوب يا ضمني كه مرزها و مسير كلي عملكرد مديريتي را تعيين مي كند ( استوارت ، 1998 ،69    ) . در واقع براي اجراي استراتژي ها ، خط مشي ها تدوين مي شوند . يك خط مشي جامع وب سايت ، چارچوبي از موارد زير را شامل مي شود :
■   اداره وب سايت
■   طراحي
■   معماري اطلاعات[7]
■   محتوا
■   فراپيوندها[8]
■   نگهداري و روزآمدي
■   ارزيابي ( ريان ،2003 ،210)
اداره وب سايت
گرچه اغلب كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني يك ساختار اداري ثابت براي وب سايت خود تدوين مي كنند ؛ ولي در  فرآيند برنامه ريزي موفق ، ساختار اداري حاصل به بهترين تناسب و سازگاري بين رسالت و اهداف سايت منتهي مي شود . البته تقدم و تأخر در ساختارهاي اداراي بي حد و پايان است . تيم اداره كننده سايت مي تواند به صورت متمركز  يا غيرمتمركز ، مستقل يا داراي سلسله مراتب فعاليت كند .گرچه ممكن است كتابخانه هاي كوچك تنها از وجود يك مدير سايت[9] بهره برند ، اما معمولاً در كتابخانه هاي بزرگ مسؤوليت ها بين افراد تقسيم مي شود وتيم وب سايت كتابخانه[10] تشكيل مي شود و يك فرد متخصص نيز مسؤوليت هدايت و رهبري تيم را برعهده مي گيرد ( ريان ،2003 ،210) . البته در بعضي از كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني دو نفر براي مديريت سايت كتابخانه انتخاب مي شود ؛ يك نفر مدير فني سايت[11] ، كه مسؤوليت اداره و نگهداري سيستم را برعهده مي گيرد و ديگري مدير محتوايي سايت[12] ، كه مسؤول ايجاد وب سايت و روزآمدي اطلاعات آن خواهد بود .
     ساندرز مك مستر در سال 1997 براي توصيف موقعيت مدير سايت ، عبارت “ بهترين شغل در كتابخانه ”[13] را به كار برده است . به گفته وي ، مدير وب سايت كه داراي زمينه هايي در تكنولوژي اطلاعات ، سيستم ها ، مرجع و منابع الكترونيكي است ؛ به مهارت هايي ديگر از جمله : دانش زبان علامت گذاري شده فرامتني (  HTML)[14] ، آشنايي با بسته هاي نرم افزاري[15] طراحي صفحات وب ، آشنايي با مرورگرهاي[16] مختلف اينترنت ، طراحي گرافيكي ، مهارت در نگارش ، ويرايش و ترجمه ، اجراي استانداردها ، جستجو و بازيابي و ارزيابي اطلاعات ، مديريت و نگهداري سرويس دهنده[17] وب سايت و نيز به تجربه  و مهارت در تعيين خط مشي هاي وب سايت كتابخانه نيز نياز دارد ( مك مستر ،1997 ، 37) .  اما بدون توجه به ساختار اداري انتخاب شده ، مدير سايت  بايد مطمئن شود كه اعضاء تيم سايت كتابخانه يا مركز اطلاع رساني ، موافق برنامه ريزي استراتژيك هستند و  بايد نقاط بحراني در سازمان را به خوبي بشناسد و اقدامات لازم را به عمل آورد . ضمن اينكه به مدت زمان لازم براي آموزش كاركنان و افزايش سطح دانش تخصصي آنها توجه نمايد .
طراحي
اولين قدم در ايجاد و نگهداري يك وب سايت عالي ، طراحي عالي است . پس  نكات زير را براي   طراحي صفحات وب سايت كتابخانه در نظر بگيريد :
   -     يك استاندارد براي طراحي صفحات سايت در نظر بگيريد ؛ به طوري كه همه صفحات از يك طرح و سبك ثابت پيروي كنند و هر صفحه به عنوان بخشي از سايت كتابخانه ، به راحتي قابل شناسايي باشد و هر صفحه داراي نام و آرم كتابخانه در اندازه كوچك باشد .
   -     خود را به جاي كاربران سايت قرار دهيد و آنچه را كه اغلب كاربران مي خواهند از طريق سايت كتابخانه به دست آورند را فراهم كنيد .
   -     همه اطلاعات را توسط عبارات مختصر در صفحه خانگي[18] كتابخانه قراردهيد و توسط فراپيوندها كاربران را به اطلاعات مفصل در ساير صفحات سايت هدايت نماييد و سعي كنيد كه صفحه خانگي سايت درست در يك صفحه ويندوز قرار بگيرد ؛ زيرا بزرگتر بودن آن ممكن است باعث شود كه بعضي از اطلاعات در اولين برخورد از نظر كاربران دور بماند . تحقيقات نشان داده كه كاربران اينترنت حداكثر 90 ثانيه براي مشاهده يك صفحه وقت مي گذارند و اغلب به ادامه صفحه توجه نمي كنند و مي خواهند اطلاعات مورد نيازشان را به سرعت و در كمترين زمان به دست آورند.
-    در همه صفحات سايت ، علائم راهنما  را در بالا يا سمت چپ صفحه قرار دهيد و فهرست
 مندرجات كل سايت را در همه صفحات قرار دهيد . به اين ترتيب امكان ارتباط سريع بين صفحات به وجود مي آيد و كاربران به آساني مي توانند در سرتاسر سايت حركت كنند .
   -     از به كار بردن تصاوير متحرك ، غيرضروري و بزرگ در طراحي صفحات خودداري كنيد ؛ زيرا اين تصاوير كاربران را گيج مي كند . در مقابل از تصاوير ديجيتالي كوچك ( حد اكثر 35 كيلوبايت ) استفاده كنيد .
   -     صفحات سايت را بيشتر شبيه صفحات كتاب طراحي كنيد تا به آساني قابل خواندن باشد و از قرار دادن اطلاعات زيادي در يك صفحه خودداري كنيد . صفحات را با زمينه سفيد و حروف سياه يا با رنگهاي مغاير با هم طراحي كنيد . به اندازه متناسب حروف نيز توجه كنيد .
   -     اگر مي خواهيد كاربران به طور مداوم به وب سايت كتابخانه شما مراجعه كنند ، به  انجام اصلاحات و تغييرات بپردازيد . البته تغييرات ساختاري را حداكثر يك بار در ماه انجام ديد .
-    وب سايت كتابخانه را مورد علاقه كاربران ، ساده و با زبان كاربر پسند[19] طراحي كنيد و چيزهايي در صفحه خانگي سايت قرار دهيد كه درساير سايت ها نتوان آنها را يافت ( مينكل ،   2002 ، 46-48 ).
   -     از فراداده ها[20] براي تبليغ و عرضه وب سايت در اينترنت بهره بگيريد . فراداده ها ،داده هايي هستند كه داده هاي ديگر را توصيف مي كنند وتوسط مؤلف يا نمايه ساز سايت تهيه مي شوند . بعضي وب سايت ها از بسته هاي نرم افزاري كه به طور خودكار تعدادي فراداده را در هر صفحه وب سايت ايجاد مي كنند ، بهره مي برند . فراداده ها توسط موتورهاي جستجو و راهنماها[21] و ساير وسايل نمايه ساز اينترنت قابل بازيابي هستند . قرار گرفتن وب سايت كتابخانه در فهرست نتايج موتورهاي جستجو و راهنماها ، اولين اقدام براي دسترس پذير ساختن وب سايت كتابخانه براي كاربران بالقوه است .
   -     در پايان صفحات آماده شده را روي يك سرويس دهنده وب نصب كنيد و هر يك از صفحات را قبل از آنكه از طريق سرويس دهنده در دسترس كاربران قرار دهيد ، به وسيله مرورگرهاي مختلف و ويرايش هاي مختلف هر مرورگر از جمله  Internet Explorer ، Netscape ،  Prodigy  ، … و نيز توسط كامپيوترها و صفحه نمايش هاي مختلف بررسي كنيد و مطمئن شويد كه با نرم افزارها و سخت افزارهاي مختلف ، طرح وب سايت كتابخانه كارايي خود را حفظ مي كند ( كلايد ، 2000 ،103 و100)  .
معماري اطلاعات
معماري اطلاعات شامل روشهاي سازماندهي اطلاعات درسايت مي باشد به نحوي كه بتوان با بهترين روش به ارائه خدمات و پاسخگويي به نيازهاي كاربران پرداخت . دو سطح كلي براي معماري اطلاعات در محيط وب وجود دارد :
معماري اطلاعات اين دو سطح را با هم تر كيب مي كند و ساختار سايت را به وجود مي آورد و به سازماندهي اطلاعات مي پردازد .
     ساختار كلي وب سايت و يا هر صفحه از وب سايت كتابخانه مي تواند بر اساس  هر يك از ساختارهاي زير و يا تركيبي از آنها به وجود آيد :
-   ساختار خطي
-   ساختار درختي يا سلسله مراتبي ( از كل به جزء )
-   ساختار منطقي
-   ساختار جغرافيايي
-   ساختار تاريخي ( جديد به قديم يا قديم به جديد )
-   نظم موضوعي
-   نظم الفبايي
-   نظم ترتيبي اعداد ( از كم به زياد يا از زياد به كم )
-   توالي رده بندي ديويي و يا ساير رده بندي ها ( كلايد ،2000 ،103)
مهممرين ويژگي در انتخاب هر يك از اين ساختارها ، كارا بودن و راحتي كار با آن ساختار براي كاربران كتابخانه يا مركز اطلاع رساني است . البته خط مشي وب سايت نيز در انتخاب ساختار و معماري اطلاعات سايت عاملي مهم و مؤثر است . توجه كنيد كه هر صفحه فرعي[22] حداكثر سه سطح پايين تر از صفحه خانگي قرار گيرد ؛ قرار گرفتن صفحات در بيش از سه لايه سبب مي شود كه بعضي صفحات سايت از ديد كاربران دور بماند ( ريان ،2003 ،212) . ضمن انتخاب هر يك از اين ساختارها ، براي راهنمايي و هدايت بيشتر كاربران صفحه اي تحت عنوان “ راهنمايي ”[23] براي كاربران در نظر بگيريد و اطلاعات نسبتاً مختصري در مورد نحوه طراحي و ساختار سايت ارائه كنيد . البته وجود علائم راهنما ، فهرست مندرجات سايت ، درخت موضوعي[24] ، نقشه سايت و تور مجازي[25] نيز در  آشنايي و هدايت كاربران مؤثر و مفيد خواهد بود .
محتوا
عناصر تشكيل دهنده محتواي وب سايت كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني با توجه به نوع كتابخانه ، نيازهاي متفاوت كاربران انواع كتابخانه ها ، خط مشي و اهدافي كه طي فرآيند برنامه ريزي براي وب سايت در نظر گرفته شده ، مشخص مي شود . 
گرچه هيچ سايتي نمي تواند تمام نيازهاي كاربران بالقوه خود را برآورده سازد ،  اما توجه به نيازهاي اساسي كاربران ضرورت دارد و مدير سايت همچنين بايد به مسأله حق مؤلف در محيط   چاپي و الكترونيكي توجه نمايد ( هيل و فيشر،2001 ، 29) .
به هرحال ،  عناصري كه در اغلب وب سايت كتابخانه ها قرار داده مي شوند ، از اين قرارند :
   -     اطلاعات كلي كتابخانه شامل : عنوان و نشاني كتابخانه ، تاريخچه كتابخانه و اهداف و برنامه هاي  جاري و آتي كتابخانه ، ساعات كار كتابخانه ، شرايط عضويت ، مدت زمان امانت منابع ، پوشش موضوعي و محتوايي كتابخانه ، تصاوير و نقشه كتابخانه به همراه فهرست كامل از بخش هاي مختلف كتابخانه و پيش بيني صفحه راهنماي كاربران و يك تور مجازي ، شماره تلفن هاي تماس با كتابخانه و آدرس پست الكترونيك كتابخانه[26] و نيز خبرنامه داخلي كتابخانه .
   -    ارائه اطلاعات مربوط به كتابداران و ساير كاركنان كتابخانه و ذكر شماره تلفن و آدرس پست الكترونيك هريك از آنها .
   -     پيامي از مدير سايت با اين محتوا كه “ كتابداران ماهر همواره آماده راهنمايي شما در دنياي گسترده اطلاعات هستند .” و آدرس پست الكترونيك وي به منظور ارتباط با كاربران .
    -      فهرست كامپيوتري كتابخانه (OPAC ( [27]و آموزش چگونگي از آن .
    -      پاسخ به پرسش هاي متداول و معمولي كه به اختصار  FAQ [28] ناميده مي شوند ( منصوريان ،وب ،1380 ،24 -25) .
    -      ميز مرجع مجازي[29].
    -     برقراري فراپيوند با ساير منابع اينترنتي از جمله موتورهاي جستجوي عمومي ، دايركتوري هاي اختصاصي و… و نيز وب سايت ساير كتابخانه ها و پايگاه هاي اطلاعاتي ( هيل و فيشر،2001 ،29) .
   -     صفحه آموزش ويژه كاربراني كه براي نخستين بار از اينتر نت استفاده مي كنند و آموزش چگونگي جستجو در اينترنت و پايگاه هاي اطلاعاتي .
    -نشاني اينترنتي ( URL )[30] كتابخانه  و تاريخ ويرايش هر صفحه وب سايت ( منصوريان ، وب1380 ،24-25)
فراپيوندها
اغلب كتابخانه ها بوسيله برقراري فراپيوندها با ساير منابع اينترنتي خارج از سازمان خود ( ساير كتابخانه ها ، موتورهاي جستجو ، راهنماها و پايگاه هاي اطلاعاتي ) به توسعه و گسترش مجموعه و نيز ايجاد مجموعه هاي مجازي[31] مي پردازند . اين گونه اقدامات براي غني سازي و توسعه محتواي وب سايت كتابخانه ها توصيه مي شود . مدير سايت بايد اين سايت هاي مفيد را شناسايي و انتخاب كند و به نگهداري و ارزيابي آنها بپردازد ؛ البته كتابخانه ها در مقابل محتواي اين سايت ها هيچ مسؤوليتي ندارند ولي بايد متناسب با خط مشي مجموعه سازي كتابخانه ، اين سايت ها و مجموعه هاي مجازي را تهيه نمايند ( ريان ، 2003 ،214 ) . بدين ترتيب سايت كتابخانه مي تواند با برقراري فرا پيوندها با ساير منابع اينترنتي ،كاربران را به سمت تأمين نيازهايشان هدايت كند . هم اكنون با گسترش انواع پايگاه هاي اطلاعاتي از جمله : نمايه نامه ها ،چكيده نامه ها ، دايره المعارف ها و  واژه نامه هاي الكترونيكي و نيز ژورنال ها ي الكترونيكي تمام متن و كتابهاي الكترونيكي ؛ اغلب كتابخانه هاي دانشگاهي و تحقيقاتي از طريق برقراركردن فراپيوند با سايت ناشر يا كارگزار و پرداخت هزينه اشتراك از اين منابع بهره مي برند .  توجه داشته باشيد عناويني كه براي هر فراپيوند در نظر گرفته مي شود بايد گوياي منظور و محتواي سايت مورد نظر باشد . از جملات كوتاه يا واژه هايي كه افراد را به برقراري ارتباط با اين سايت ها ترغيب مي كند ، استفاده نماييد . فراپيوندها را مي توانيد به صورت موضوعي يا الفبايي يا بر اساس انواع سايت ها تنظيم كنيد ( منصوريان ، پيام كتابخانه : 1380 ، 14) . 
 نگهداري و روزآمدي
     براي داشتن يك وب سايت كارا و موفق ، توجه به نگهداري و روزآمدكردن محتويات سايت لازم و ضروري است . خط مشي نگهداري و روزآمدي سايت از طريق فرآيند برنامه ريزي استراتژيك مشخص مي شود . نگهداري سايت كتابخانه ها يك كار مشكل و وقت گير است ، زيرا روزانه 10درصذ اطلاعات سايت تغيير مي يابد و كهنه مي شود و  از وظايف مدير سايت است كه اين تغيرات را شناسايي كند و به اصلاح و روزآمدي آنها بپردازد . 90 درصد ديگر نيز بايد هر شش ماه يك بار  مورد تجديد نظر قرار گيرد و روزآمد شود ( كلين ،2003 ، 28) .  فراپيوندها نيز بايد به طور ماهيانه مورد ارزيابي قرار گيرند ( ريان2003 ،214) ؛ زيرا بنا به دلايل متعدد آدرس سايت ها تغيير مي كند . بعضي از مديران وب سايت ها از بسته هاي نرم افزاري كنترل كننده خودكار فراپيوندها [32] استفاده مي كنند تا پيوندهاي شكسته[33] و يا مرده [34]را شناسايي كنند . اين نرم افزارها به صورت كاملاً خوكار  بوده و به حضور نيروي انساني براي انجام كار نياز ندارند . ( جكسو ، 59 : 2000 ) .  اما براي كنترل تناسب محتواي فراپيوندها با اهداف سايت ، مدير سايت بايد خود به بررسي  بپردازد . پس مدير سايت بايد :
 -  فراپيوندها را به طور منظم بررسي كند .
 -  فراپيوندهاي جديد را اضافه نمايد .
 - مانند وجين كردن كتابها ، به وجين كردن فراپيوندها بپردازد ( مينكل ،1999 ،27) .
مدير سايت همچنين بايد به نگهداري و روزآمدي نرم افزارها و سخت افزارهايي كه وب سايت كتابخانه را حمايت مي كنند توجه نمايد و نكات ايمني  را براي جلوگيري از فعاليت هاي مخرب هكرها رعايت نمايد ( ادوين ،2003 ،279) . 
 ارزيابي
     مدير سايت بايد به ارزيابي ميزان موفقيت سايت در دستيابي به اهداف مورد نظر بپردازد .براي ارزيابي سايت كتابخانه مي توان از روشهاي مختلف بهره گرفت :
   -     استفاده از دانش پايه ، مطالعات وبرسي هاي انجام شده در اين زمينه كه توسط افراد متخصص خود سازمان  و يا خارج از سازمان انجام شده است ( كلايد ،2000  ،106) .
   -انجام جستجوهاي پيش فرض توسط كتابدار و بررسي نتايج حاصل .
   -     مصاحبه با كاربران سايت ، به صورت حضوري و يا از طريق قرار دادن فرم هاي نظرسنجي در سايت كتابخانه . البته مي توان از برنامه ريزي استراتژيك به عنوان راهنمايي در تهيه سؤوالات مناسب و تجزيه و تحليل آنها و ميزان دستيابي به اهداف استفاده كرد ( ريان ،2003 ،215)  .
   -     آدرس پست الكترونيك مدير سايت در سايت كتابخانه گذاشته شود و از كاربران خواسته شود كه  نظرات و پيشنهادات خود را ارسال نمايند ( منصوريان ،وب ،1380 ، 27) .
   -     استفاده از آمارهاي بسته هاي نرم افزاري كه ورود و خروج كاربران رابه سايت كتابخانه كنترل مي كنند[35] ؛  بعضي از اين نرم افزار ها مدت زمان استفاده كاربر و بعضي حتي ميزان استفاده از منابع كتابخانه و يا سايت هايي كه از  طريق فراپيوندها با سايت كتابخانه در ارتباط هستند را نيز مشخص مي كند . البته اين نرم افزارها نيز داراي محدوديتهايي هستند ، از جمله اينكه آنها نمي توانند ركورد بعضي از صفحات را ثبت كنند و يا اينكه عمل كليد هايي كه صفحات را به جلو[36] يا عقب[37] مي برند را نيز به عنوان ركورد جديد ثبت مي كنند و اين مسائل سبب مي شود كه صحت آمارهايي كه ارائه مي دهند ، كاهش يابد (Library Technology Report ، 2002 ،  2) .
مدير سايت بايد :
    ●   محتواي وب سايت كتابخانه را برساس نيازهاي كاربران مورد ارزيابي قرار دهد .
    ●   ميزان روزآمدي محتواي كتابخانه رابسنجد .  
    ●   ميزان استفاده از وب سايت رابسنجد .
   ●    وب سايت كتابخانه را بر اساس ميزان استفاده از فناوري هاي جديد در تكنولوژي اطلاعات به طور كلي و منابع اينترنتي به طور خاص ، ارزيابي نمايد .
    ●    رتبه سايت كتابخانه را در ليست نتايج موتورهاي جستجو بررسي نمايد ( كلايد ، 2000  ،105 ) .
     به هرحال ، هر روشي كه مدير وب سايت براي ارزيابي وب سايت كتابخانه به كار مي برد ، بايد وي را قادر سازد كه  ميزان دستيابي به اهداف اصلي سايت كتابخانه راتعيين نمايد و به ارائه راه كارهايي براي توسه آينده سايت و نيز چرخه جديدي براي فرآيند برنامه ريزي استراتژيك بپردازد .
  نتيجه گيري
     وب سايت هر كتابخانه يا مركز اطلاع رساني ، فصلي جديد  در ارائه خدمات نوين و تحولي گسترده در نوع روابط كتابخانه با كاربران خود و نيز با ساير كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني محسوب مي شود و مديريت وب سايت كتابخانه كه موقعيت جديدي براي كتابداران به شمار مي آيد ، به خوبي از طريق برنامه ريزي استراتژيك قابل انجام است ؛ زيرا مديريت وب سايت نياز به سرمايه گذاري وسيع در هزينه ، زمان و نيروي انساني دارد و برنامه ريزي استراتژيك كمك مي كند تا اين سرمايه گذاري ها به سود كتابخانه يا مركز اطلاع رساني تمام شود . پس دنبال كردن گام به گام مراحل فرآيند برنامه ريزي  ، اندازه گيري ميزان دستيابي به اهداف برنامه و توجه به بازخورد آن عملي پيوسته در فرآيند برنامه ريزي است كه بايد مورد توجه قرار گيرد . مدير سايت مي تواند با كسب مهارتهاي لازم و دانش تخصصي ، شناخت كاربران و نيازهاي اطلاعاتي آنها و تهيه خط مشي جامع براي وب سايت و اجراي آن ؛ كتابخانه يا مركز اطلاع رساني را در دستيابي به اهدافش  ياري نمايد .   1)     سازماندهي اطلاعات در سايت به طور كلي . 2)      سازماندهي اطلاعات در هر صفحه خاص از وب سايت .
  يادداشتها:

[1] Web site
[2]  ( Political , Economic , Sociological  and Technological ) Factors
[3] Strenghts , Weaknesses , opportunities , Threats
[4] mission
[5] purpose
[6] objectives
[7] information architecture
[8] hyperlink
[9] webmaster
[10] web team members
[11] Technical webmaster
[12] content webmaster
[13] The Coolest Job
[14] hypertext markup language
[15] Software packages
[16] browsers
[17] server
[18] home page
 [19] user friendly
[20] metadata
[21] directory
[22] Sub-page
[23] Help
[24] Subject Trees
[25] virtual tour
[26] E-mail
 [27] Online Public Access Catalogue
[28] Frequently Asked Question
[29] virtual reference desk
[30] Uniform Resource Locator
[31] virtual collection
[32] link checking software
[33] broken links
[34] dead links
[35] server log
[36] forward
[37] back

منابع و مآخذ :
1.   پيرس ، جان ؛ رابيتسون ، ريچارد .“ برنامه ريزي و مديريت استراتژيك .” ترجمه سهراب خليلي شوريني . تهران ، يادواره كتاب : 1377 .
2.    كورال ، شيلا . “ برنامه ريزي استراتژيك براي خدمات كتابخانه اي و اطلاعاتي . ” ترجمه مجيد اميدوار . تهران : مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران ، 1380.
3.    منصوريان ، يزدان . “ رهنمودهايي در طراحي وب سايت كتابخانه هاي عمومي .”  وب . 19. دي ماه 1380 : 24-27 .
4.    منصوريان ، يزدان . “ ويژگي هاي سايت كتابخانه ها در اينترنت . ”  پيام كتابخانه . 10 (4 )  زمستان 1380 : 10-16 .

5.  Clay , Edwin S. “content management and library web site .” Public library . 42( 5 ) . Sep/Oct 2003 . 278-279
6. Clyde , Laurel A . “ A Strategic Planning Approach to Web Site Management  Tht Electronic Library .18 ( 2 ) : 97-108
7. Hill , Ann ; Fisher , Julieta Dias . “ The  ABCs of Web Page Design . ”  Library Talk ..14 ( 5) . Nov / Dec2001 : 28-29
8.Jacso , peter . “ Developing and Maintaining Your Web Pages .” Computers in Libraries . 20 ( 9) . Oct2000 : 58-61
9. Klein , Leo Robert  . “ Mixing up Web Site  management . “ library Journal .128 ( 7 ) . Spring 2003 : 28-29
10.  “ Library Web Site Analysis .” Library Technology Report . May/June2002 : 22-35
11. Minkel , Walter  . “ Keeping up Appearances .“ School library Journal . 45 ( 12 ).Dec99 : 27
12. Minkel , Walter . “ Remaking Your Web Site in Seven Easy Step .“ School library Journal . 48 ( 5 ) . May2002 : 46-50
13. Ryan , Susan M . “ Library Web Site Administration : A Strategic Planning Model for the Smaller Academic library . “ Journal Academic Librarianship . 29 ( 4 ) . Jul2003 . 207-218
14. Saunders-McMaster  , laverna . “The Coolest Job in the Library . “Computers in libraries . 17 ( 2 ) . Feb97 : 37
15.Stueart , Robert D. “ Library and Information Center management .”fifth edition . Endewood , Colorado : Libraries Unlimited ;INC ,1998 .